BAB I
PENDAHULUAN
Perencanaan bisnis merupakan satu
langkah strategis bagi pencaaian tujuan suatu organisasi secara menyeluruh.
Pesan-pesan bisnis yang terencana dengan baik mempermudah pencapaian tujuan
komunikasi. Makalah ini akan menjelaskan tentang perencanaan pesan-pesan bisnis
yang difokuskan pada perencanaan pesan-pesan bisnis secara tertulis
Perencanaan pesan bisnis adalah
proses komposisi penyusunan pesan bisnis. Proses itu sendiri terdiri dari
perencanaan tujuan audiens, ide, saluran ; pengorganisasian ide; membuat draf,
merangkai kata / kalimat/ paragraph; dan merevisi.Tujuan dalam perencanaan
bisnis harus dievaluasi apakah tujuan realistis, waktu tepat, dan dapat
diterima. Tujuan juga harus diuji apakah sesuai dengan kemampuan, ketepatan
waktu dan orang, dan selaras dengan tujuan organisasi.
Untuk
membuat perencanaan bisnis yang baik komunikator perlu melakukan analisis
audiens. Caranya aadalah dengan mengembangkan profil audiens dan menganalisa
pemuasan konsumen. Komunikator mengantisipasi rekasi audiens, memperkirakan
jumlah, mengetahui hubungan komunikator dengan audiens apakah kenal atau tidak.
Untuk pemuasan audiens komunikator perlu mengetahui kebutuhan informasi
audiens. Pemuasan juga bisa dilakukan dengan motivasional dengan pendekatan argumentasi,
rasional, dan emosi audiens. Pemuasan emosional digunakan untuk mengubah
perilaku audiens. Akan tetapi ada hambatan yaitu audiens cederung tidak mau
berubah untuk hal baru.
Penentuan
ide pokok untuk menemukan cara mencapai tujuan tertentu bisa dilakukan dengan
brainstorming. Brainstorming dilakukan melalui beberapa cara : story teller
tour, random list, CFR (Conclusion Finding Recommendation)Worksheet, question
and answer chain, dan journalist approach.Dalam seleksi saluran perlu
dipertimbangkan beberapa hal yaitu tingkat kepentingan, formalitas,
kompleksitas,kerahasian, emosi, biaya, dan harapan audiens.
Saluran
lisan memiliki kelebihan cepat mendapat feedback dan menyampaikan pesan,
audiens merasa nyaman, reaksi audiens terbaca, dan ekonomis. Bentuk saluran
lisan adalah percakapan, wawancara, diskusi, seminar, lokakarya, pelatihan,
pidato, dan presentasi. Saluran lisan informal itu tidak terstruktur tapi ide
lancer. Saluran lisan formal terjadi saat RUPS, presentasi, dan penganugerahan.
Alat Bantu yang digunakan adalah film, video, rekaman, LCD, dan slide.
Saluran tulisan
memiliki kelebihan yaitu lebih teratur karena komunikator sempat merencanakan
dan mengendalikan isi pesan. Bentuknya adalahsurat, memo, dan proposal.Setelah
Memperoleh gambaran mengenai berbagai macam bentuk saluran komunikasi baik
formal maupun informal langkah berikutnya adalah melakukan perencanaan
pesan-pesan bisnis, yang mencakup pesan yang tertulis maupun lisan.
Perencanaan
bisnis merupakan satu langkah strategis bagi pencaaian tujuan suatu organisasi
secara menyeluruh. Pesan-pesan bisnis yang terencana dengan baik mempermudah
pencapaian tujuan komunikasi. Makalah ini akan menjelaskan tentang perencanaan
pesan-pesan bisnis yang difokuskan pada perencanaan pesan-pesan bisnis secara
tertulis
BAB II
PEMBAHASAN
PERENCANAAN PESAN BISNIS
1. PROSES
PENYUSUNAN PESAN BISNIS
Dalam organisasi bisnis, berbagai kegiatan
komunikasi terjadi setiap hari, baik lisan maupun tertulis. Mulai dari kegiatan
komunikasi yang sangat sederhana sampai pada kegiatan komunikasi yang rumit dan
kompleks. Misalnya, membuat memo, merevisi draft surat, mengetik e-mail,
membuat laporan, menyiapkan surat tanggapan atas keluhan pelanggan, membuat
surat perjanjian, dll. Semua kegiatan komunikasi itu saling bersaing untuk
memperoleh perhatian [enerima. Oleh karena itu, pesan bisnis di upayakan selalu
lebih menarik dibandingkan yang lain atau lebih baik dibandingkan sebelumnya.
Menyusun
pesan bisnis yang menarik perhatian, mudah dibaca, dan mudah dipahami merupakan
kreatifitas. Namun demikian, tujuan penyusunan pesan bisnis bukanlah agar
penerima terpesona akan pengetahuan dan kreativitas pengirim. Pesan bisnis yang
dibuat hendaknya tetap berpusat pada penerima dan memiliki tujuan yang jelas.
Agar
pesan bisnis efektif, diperlukan pemahaman terhadap proses penyusunan pesan
bisnis. Proses penyusunan pesan bisnis bersifat fleksibel. Tidak ada proses
penyusunan pesan bisnis yang terbaik. Walaupun demikian, sejumlah langkah umum
dalam menyusun pesan bisnis yang efektif perlu diperhatikan. Proses penyusunan
pesan bisnis umumnya terdiri atas 3 (tiga) tahapan sederhana, yaitu :
a. Perencanaan
pesan
Dalam
tahap ini, ditentukan hal-hal yang mendasar dari suatu pesan yang akan
dikomunikasikan. Secara rinci, tahap perencanaan tersebut meliputi :
-
Penentuan tujuan
-
Analisis audiens
-
Penentuan ide pokok
-
Pemilihan saluran dan media
b. Penyusunan
pesan
Setelah
tahap perencanaan, selanjutnya ide/gagasan dituangkan ke dalam pesan tertulis.
Pengorganisasian dan penyusunan dokumen dimulai dari penyusunan kata-kata,
kalimat, paragraph, serta memilih ilustasi yang akan digunakan untuk mendukung
ide/gagasan.
Tahap
itu meliputi 2 (dua) kegiatan, yaitu :
-
Mengorganisasikan pesan
-
Memformulasikan pesan
c. Revisi
pesan
Pesan
yang telah disusun dikaji ulang untuk memastikan apakah ide/gagasan yang
diungkapkan sudah memadai. Pemeriksaan lebih detail juga dilakukan atas format
penulisan, tanda baca, dan tata bahasa.
Berbagai
kegiatan pada tahap revisi pesan adalah :
-
Menyunting pesan
-
Menulis ulang
-
Memproduksi pesan
-
Mencetak pesan
Perkiraan pembagian waktu yang
dialokasikan pada masing-masing tahap proses penyusunan pesan bisnis adalah
merencanakan pesan 40%, menyusun draft dasae 20%, dan merevisi 40% dari waktu
total.
2. PENENTUAN
TUJUAN PESAN BISNIS
Pesan bisnis dapat menciptakan nilai tambah bagi
perusahaan. Pesan-pesan yang disampaikan kepada pihak lain hendaknya mampu
menjaga dan meningkatkan citra perusahaan. Untuk dapat menciptakan goodwill,
setiap pesan bisnis hendaknya memiliki tujuan yang jelas, dapat diukur, dan
tidak bertentangan dengan tujuan organisasi.
Ada tiga tujuan umum komunikasi
bisnis, yaitu :
-
Memberi informasi
-
Membujuk atau persuasi ; dan
-
Melakukan kerja sama atau kolaborasi.
Masing-masing tujuan tersebut akan
menentukan tingkat partisipas penerima dan tingkat pengendalian pengirim.
Jika
hanya bertujuan memberikan informasi, akan diperlukan sedikit saja partisipasi
komunikan, dan kendali pesan sepenuhnya berada pada komunikator. Pesan yang
bersifat persuasive akan memerlukan partisipasi komunikan dan interaksi yang
lebih tinggi, serta pengendalian pesan yang tidak sepenuhnya berada pada
komunikator. Sementara jika pesan bisnis bertujuan menjalin kerja sama, akan
diperlukan partisipasi maksimum dan komunikan dan kendali komunikator terhadap
isi pesan yang lebih rendah.
Pesan
yang dibuat tidak aka nada gunanya apbila gagal mencapau tujuan. Oleh karena
itu, tujuan pesan bisnis hendaknya realistis dan tidak bertentangan dengan
tujuan perusahaan (organisasi).
3. ANALISIS
AUDIENS
Setelah tujuan bisa ditetapkan
dengan baik, langkah selanjutnya adalah melakukan analisis audiens. Sasaran
atau target utama dari setiap komunikasi adalah penerima atau audiens. Oleh
karena itu, analisis terhadap audiens sangat perlu dilakukan. Audiesn salam
studi komunikasi bisa individu ataupun organisasi. Audiens biasanya memiliki
pemahaman yang berbeda-beda atas pesan yang mereka terima.
a. Mengembangkan profil audiens
Analisis
terhadap audiens yang sudah dikenal biasanya relative lebih mudah dilakukan tanpa
harus melalui penelitian yang rumit. Demikian juga, reaksi atas pesan yang
dikirimkan kepada orang yang sudah dikenal pada umumnya bisa diperkirakan.
Contoh audiens yang sudah dikenal adalah atasan, rekan sekerja, pelanggan lama,
dan pemasok lama.
Apabila audiens belum dikenal, maka
petunjuk berikut bisa dipergunakan untuk membantu melakukan analisis.
Analize
siapa pihak penerima pesan?
Understand bagaimana pengetahuan penerima mengenai
subjek?
Demographics berapa umur, jenis kelamin, pendidikan penerima?
Interest
apa yang menarik perhatian
penerima?
Environment apakah penerima bersahabat atau bermusuhan?
Needs informasi apa yang diperlukan
penerima?
Customize
bagaimana pesan yang diperlukan?
Expectation apa yang dihadapkan penerima?
b. Mengenali
penerima primer
Apabila
penerima terdiri dari beberapa orang, perlu dikenali orang-orang terpenting
yang berpengaruh atau bertindak sebagai pengambil keputusan. Namun, adakalanya
justru orang yang berkedudukan rendah yang berpengaruh terhadap pengambilan
keputusan tertentu.
c. Menetapkan
Jumlah dan Komposisi audiens
Jumlah
penerima juga mempengaruhi pesan bisnis. Menulis pesan bisnis yang ditujukan
hnaya kepada satu orang akan berbeda dengan pesan bisnis yang akan ditujukan
kepada banyak orang. Gaya penulisan, format dan bahasa pesan yang dituju kepada
orang banyak cenderung lebih formal.
d. Mengukur
Tingkat Pemahaman Audiens
Apabila
penerima memiliki latar belakang yang sama dengan pengirim, maka pada umumnya
mereka dianggap memiliki pemahaman yang relative sama terhadap suatu pesan.
Dalam keadaan demikian, pengirim tidak perlu melakukan usaha-usaha tertentu
untuk memberikan pemahaman kepada penerima. Namun apabila penerima memiliki
latar velakang yang berbeda, maka pengirim harus siap untuk memberikan
penjelasan-penjelasan tanpa rasa bosan agar tidak terjadi kekeliruan
interpretasi.
e. Memperkirakan
reaksi penerima
Cara
mengorganisasikan pesan sangat tergantung pada reaksi yang diperkirakan akan
dilakukan oleh penerima. Untuk menghindari kritik dan perdebatan, pesan bisnis
sebaiknya dilengkapi dengan argumentasi yang didukung dengan bukti-bukti yang
cukup dan penjelasan yang memadai, serta diakhiri dengan simpulan dan
rekomendasi.
f. Memenuhi
kebutuhan informasi audiens
Pesan
yang baik akan mampu memenuhi semua pertanyaan penerima, memenuhi kebutuhan
informasi penerima merupakan salah satu kunci sukses pesan bisnis, ada lima
pedoman yang perlu diperhatikan agar pesan bisnis mampu memenuhi kebutuhan
informasi audiens, yaitu :
1. Temukan
apa yang ingin diketahui audiens
Tidak semua audiens
pandai mengungkapkan apa yang ingin diketahuinya. Cobalah menggali keinginan
audiens dengan melakukam pertanyaan ulang yang lebih spesifik untuk menghindari
keragu-raguan.
2. Antisipasi
pertanyaan yang tidak diungkapkan.
Informasi tambahan yang
releva perlu diberikan untuk mengantisipasi kebutuhan informasi yang tidak
disadari oleh audiens. Hal itu akan menimbulkan kesan baik karena audiens
memperoleh informasi yang lebih luas dari harapannya.
3. Berikan
semua informasi yang diperlukan oleh audiens.
Ujilah kelengkapan
pesan yang dikirim dengan berpedoman pada W+1H
4. Pastikan
bahwa informasi yang diberikan akurat
Dalam bisnis, ketepatan
informasi harus dipastikan terlebih dahulu sebelum membuat komitmen tertulis.
Kaji ulang tanggal, jadwal, asumsi, perhitungan matematika, atau keuangan untuk
memastikan keabsahannya.
5. Tekankan
gagasan yang paling menarik bagi audiens
Diantara beberapa
gagasan yang disampaikan, lakukan penekanan pada gagasan yang paling menarik
perhatian audiens.
g. Memuaskan
kebutuhan emosional dan praktis audiesns.
Pesan
yang bertujuan membujuk dan bekerja sama seringkali gagal mengubah keyakinan
atau perilaku audiens. Kegagalan itu bisa disebabkan oleh pesan yang menyajikan
informasi yang tidak diperlukan, alasan dikemukakan tidak rasional, dan terlalu
panjang atau tidak menarik untuk dibaca.
Untuk mencapai tujuan komunikasi,
diupayakan agar pesan bisnis menggunakan pendekatan emosional audiens,
terstruktur, rasional, serta disusun dengan format yang menarik.
4. PENENTUAN
IDE POKOK
Penentuan ide pokok
memerlukan pengalaman dan kreativitas. Ada tiga teknik atau cara yang dapat
dipergunakan untuk menentukan ide pokok :
a. Brainstorming
Yaitu
penentuan ide pokok dengan membiarkan pikiran mencari berbagai kemungkinan ide
pokok secara leluasa. Ide yang diperoleh dengan cara tersebut akan lebih bervariatif,
baru, dan orisinil.
b. Petunjuk
atasan,
Dalam
organisasi yang menganut system senioritas, para pelaksana cenderung meminta
petunjuk atasan dalam menentukan ide pokok.
c. Kebiasaan
Untuk
situasi yang relative sama atau kejadian yang berulang-ulang, biasanya
dikembangkan ide pokok tertentu yang relative sama. Penentuan ide pokok
dilakukan berdasarkan kebiasaan.
5. PEMILIHAN
SALURAN DAN MEDIA
Saluran komunikasi
terdiri atas saluran komunikasi lisan (oral communication) dan tertulis
(written communication). Masing-masing saluran memiliki beberapa jenis media.
Media yang dimaksud disini adalah alat atau sarana yang digunakan untuk
memindahkan pesan dari pengirim ke penerima.
a. Saluran
komunikasi lisan
Saluran
lisan dapat digunakan apabila :
-
Diperlukan umpan balik secara langsund
dari penerima
-
Pesan relative sederhana dan mudah
dimengerti
-
Tidak memerlukan catatap permanen
-
Penerima dapat dikumpulkan dengan mudah
dan ekonomis
-
Ingin mendorong interaksi untuk
pemecahan masalah dan pengambilan keputusan
Dalam aktivitas komunukasi yang
melibatkan audiens yang lebih banyak, biasanya digunakan media kelompok atau
public, misalnya seminar, rapat dan konferensi yang diselenggarakan di suatu
tempat yang lebih luas dengan bantuan peralatan audio visual jarak dekat maupun
jarak jauh. Sementara dalam komunikasi massa, biasanya digunakan media
elektronik seperti radio, film, televise, dll.
b. Saluran
komunikasi tertulis
Saluran
komunikasi tertulis tepat digunakan bila :
-
Tidak diperlukan umpan balik secara
langsung dari penerima
-
Pesan terinci dan kpmpleks
-
Memerlukan perencanaan yang seksama
-
Memerlukan catatan permanen
-
Penerima dalam jumlah banyak
-
Penerima sulit dijangkau karena tersebar
secara geografisingin meminimalkan peluang distorsi
Kelebihan
dari saluran komunikasi tertulis adalah adanya kesempatan bagi para komunikator
untuk merencanakan dan mengendalikan pesan. Kekurangannya adalah umpan balik
secara langsung yang tidak bisa diperoleh dalam waktu cepat.
Media
pada saluran lisan
|
Media
pada saluran tertulis
|
·
Percakapan tatap
muka
(pidato, seminar, konferensi)
|
·
Surat, memo,
laporan, proposal
|
·
Telepon, voice mail
|
·
E-mail, SMS
|
·
Radio, televise, computer
|
·
Komputer
|
·
Pita audio dan
video
|
·
Faks
|
·
Teleconference
|
·
Telegram
|
·
Video conference
|
·
Pos biasa dan
khusus
|
c. Kekayaan
Media
Kekayaan
media adalah nilai dari media dalam situasi komunikasi. Kekayaan ditetapkan
oleh kemampuan media untuk menyampaikan pesan dengan memakai lebih dari satu
isyarat, memudahkan umpan balik, dan menetapkan focus pribadi.
Komunikasi
tatap muka adalah media yang paling kayak arena bersifat pribadi, menyediakan
umpan balik verbal dan verbal secara langsung dan menyampaikan emosi dibalik
pesan.namun tatap muka juga merupakan salah media yang paling terbatas karena
penerima dan pengirim pesan harus berada di satu tempat yang sama saat
berkomunikasi.keterbatasan itu dapat diatasi dengan penggunaan teknologi maju
berupa teleconference.
Media yang
paling kaya digunakan untuk mengirimkan pesan nonrutin yang bersifat kompleks.
Media kaya digunakan untuk menyampaikan kepedulian dan memperoleh komitmen.
Gunakan media yang lebih miskin untuk menyampaikan pesan rutin dan sederhana.
Media paling miskin digunakan apabila umpan balik tidak terlalu penting.
PENGORGANISASIAN
PESAN BISNIS
1.
MENGORGANISASIKAN
PESAN BISNIS
Komunikasi yang tidak
diorganisasikan dengan baik bermasalah dalam isi,pengelompokan dan urutan butir
– butir pesan.pesan yang tidak diorganisasikan dengan baik akan sulit dipahami
dan dapat berakibat adanya rasa frustasi pada penerima.
Hal-hal berikut bisa menyebabkan
tidak baiknya pesan bisnis :
a. Bagian
awal terlalu panjang (bertele-tele)
Bagian
awal yang terlalu panjang akan menyulitkan penerima dalam memahami ide
pokoknya. Terlebih lagi apabila ide pokok disajikan terlalu ringkas.
b. Memasukkan
hal-hal yang tidak relevan dan tidak logis.
Hal-hal
yang tidak relevan dan tidak logis hanya akan memperpanjang pesan bisnis,
membuang waktu, dan mengaburkan pesan pokok.
c. Informasi
penting terlupakan
Informasi
penting sering terlupakan karena perhatian terpusat pada penyajian ide-ide
pendukung atau pelengkap.
d. Pengelompokan
dan urutan pesan tidak menunjukkan satu kesatuan yang logis.
Butir-butir
pesan bisnis yang tidak dikelompokkan dengan baik dan tidak disajikan secara
kronologis bisa membingungkan penerima. Butir pesan seolah terlepas dan sulit
dikaitkan satu sama lain.
Tujuan
pesan bisnis adalah pemahaman penerima, bukan semata-mata menghasilkan pesan
bisnis. Oleh karena itu, mengorganisasikan pesan dengan baik akan mempercepat
dan meningkatkan efisiensi penyusunan pesan. Pesan yang diorganisasikan dengan baik akan menerima beberapa manfaat,
diantara lain (1) Membantu audiesn memahami pesan, (2) membantu audiens
menerima pesan, (3) Menghemat waktu audiens dan
(4) menyederhanakan tugas komunikasi.
Mengorganisasikan pesan dengan baik
dapat dilakukan dengan tiga langkah berikut :
1. Menetapkan
ide/ gagasan pokok.
Semua
pesan bisnis memiliki tujuan umum dan tujuan spesifik. Setiap pesan bisnis
memiliki satu ide/ gagasan pokok. Ide/ gagasan pokok merupakan inti atau tema
sentral pesan.
2. Mengelompokkan
ide/gagasan
Ide
pokok biasanya didukung oleh beberaoa ude pendukung. Dalam menyiapkan pesan
yang panjang dan kompleks, pembuatan diagram skematis atau kerangka akan
membantu membayangkan hubungan antara bagian-bagian pesan.
3. Memutuskan
pola atau pendekatan urutan gagasan
Setelah
menetapkan ide pokok dan mengelompokkan ide, perlu diputuskan pola atau
pendekatan yang dipergunakan dalam menentukan urutan penyajian ide/gagasan.
Terdapat 2 pola atau pendekatan yang dapat digunakan, yaitu :
a. Pendekatan
deduktif atau langsung (direct approach)
Merupakan pola urutan
penyajian ide dimana ide pokok ditempatkan di bagian awal, baru kemudian
diikuti ide-ide pendukung atau argumentasi atau bukti-bukti. Pendekatan itu
dipergunakan apabila penerima pesan diperkirakan akan bereaksi netral atau
merasa senang saat menerima pesan tersebut.
b. Pendekatan
induktif atau tak langsung (indirect approach)
Pada pendekatan ini,
argumentasi atau bukti-bukti pendukung disajikan dibagian awal diikuti ide
pokok. Pendekatan induktif dipergunakan untuk pesan-pesan yang diperkirakan
bisa menimbulkan reaksi negative atau untuk berita yang tidak menyenangkan atau
penerima diperkirakan menolak gagasan yang disampaikan atau kemudian bersifat
skeptic.
Kedua pendekatan
tersebut bisa dipergunakan dalam sebuah pesan singkat (informal) maupun pesan
panjang (formal).
Berdasarkan
reaksi audiens, terdapat empat bentuk organisasi pesan bisnis, yaitu :
1. Direct
request (permintaan langsung), adalah pesan yang penyampaiannya langsung pada
poin yang dituju, dapat berbentuk surat dan memo. Misalnya, membuat surat
penawaran kepada audiens yang tertarik dan memiliki hasrat tinggi terhadap
suatu produk. Permintaan langsung sebaiknya menggunakan pendekatan langsung.
2. Pesan
rutin, good news atau good will, adalah pesan atau informasi yang disampaikan
secara rutin yang merupakan bagian dari bisnis tetap. Penerima pesan rutin pada
umumnya bersikap netral. Good news atau good will adalah berita baik yang
menimbulkan reaksi positif dari penerima.
3. Bad
news, adalah pesan-pesan yang tidak menyenangkan dan berpotensi menimbulkan
kekecewaan.misalnya penolakan lamaran kerja,penolaka kredit,penurunan pangkat
dan rasionalisasi pekerjaan. Pesan seperti ituu baiknya menggunakan pendekatan
tidak langsung. Inti pesan dibuat dengan bahasa yang halus dan tidak
ditempatkan dibagian awal.
4. Pesan
persuasive, pesan ini bertujuan untuk membujuk dan penerima tidak tertarik pada
pesan tersebut.ada kemungkinan penerima akan bereaksi negative. Oleh karena itu
sebaiknya pesan disusun dengan pendekatan tak langsung.
2.
MEMFORMULASIKAN
PESAN BISNIS
2.1.Mengendalikan
gaya dan nada
Kemampuan
penggunaan bahasa dapat menunjukkan kualitas pribadi dan cirri khas seseorang.
Gaya yang jelas, ringkas, dan benar yang secara tata bahasa dipadukan dengan
norma-norma kelompok atau organisasi akan mencerminkan gaya organisasi. Setiap
organisasi pada umumnya memiliki gaya tersendiri dan menggunakan kosa kata
tertentu yang cenderung sama.
Untuk
mencapai nada yang hangat dan praktis, hendaknya tidak terlalu ditunjukkan
keakraban atau keintiman, humor digunakan dengan sangat hati-hati, tidak
berkhotbah, dan tidak menggunakan bahasa berlebihan agar tidak terkesan
sombong.
Komunikasi
yang efektif memegang peranan penting dalam bisnis. Komunikasi bisnins tertulis
dikatakan efektif apabila memenuhi karakteristik sebagai berikut (Quible, et.
All, 1996: 27) :
1. Courtesy
(sopan santun)
Nada sopan dan santun
akan membuat penerima merasa dihargai dan dihormati. Penggunaan kata-kata
berkonotasi positif, tidak membedakan jenis kelamin, dan permohonan maaf yang
tulus akan meningkatkan citra komunikator.
2. Correctness
(tepat/benar)
Tidak terdapat
kesalahan dalam penulisan, format, tanda baca, penggunaan kata, ejaan dan tata
bahasa. Penggunaan kata-kata dan istilah (jargon) yang tidak familiar akan
membingungkan para audiens
3. Conciseness
(ringkas)
Menggunakan kata,
kalimat, dan paragraph yang relevan secara ringkas. Tidak menggunakan kata-kata
yang mubazir serta tidak mengulang kata yang dirasa tidak terlalu perlu atau
penting. Penggunaan kalimat aktif diutamakan karena lebih mantap, ringkas, dan
secara umum lebih mudah dipahami.
4. Clarity
atau clearness
Kata-kata mudah
dimengeti hanya dengan sekali baca dan tidak menimbulkan keraguan.
Kalimat-kalimat tidak terlalu panjang dan bertalian secara logis (koherens)
5. Concreteness
(tepat)
Tidak menimbulkan
kesalahan interpretasi karena disajikan secara spesifik dan tidak biasa.
6. Completeness
(lengkap)
Memberikan informasi
lengkap sesuai kebutuhan dan keinginan penerima. Informasi yang tidak lengkap
bisa mengakibatkan kerugian (misalnya, gagal penjualan, rugi waktu,
pengembalian barang dsb.)
2.2.Mengembangkan
paragraph yang logis
Paragraph
adalah kumpulan dari kalimat yang berhubungan dengan satu topic umum. Paragraph
umumnya terdiri atas tiga unsure, yaitu kalimat topic, kalimat pendukung topic
dan unsure peralihan.
Paragraf
bisa dikembangkan dengan banyak cara. Terdapat lima teknik yang paling umum
dipergunakan untuk mengembangkan paragraph yaitu :
1. Ilustrasi
: mengembangkan paragraph menggunakan ilustrasi atau contoh-contoh yang dapat
memperjelas ide pokok.
2. Perbandingan
atau kontras : mengembangkan paragraph dengan menguraikan persamaan dan
perbedaan.
3. Sebab
akibat : mengembangkan paragraph dengan teknik sebab akibat dan memusatkan
uraian pada alasan-alasan mengenai sesuatu.
4. Klasifikasi
: menngembangkan paragraph dengan memecah ide umum menjadi beberapa kategori
spesifik.
5. Masalah
dan penyelesaian : mengembangkan paragraph dengan menyajikan suatu masalah dan
lemudian membahas penyelesaiannya.
BAB III
PENUTUP
Kesimpulan
Komunikasi bisnis adalah proses
pertukaran pesan atau informasi untuk mencapai efektivitas dan efisiensi produk
kerja di dalam struktur dan sistem organisasi. Dalam kegiatan komunikasi
bisnis, pesan hendaknya tidak hanya sekedar informatif tetapi juga haruslah
Persuasif, agar pihak lain bersedia menerima suatu paham atau keyakinan atau
melakukan suatu perbuatan atau kegiatan.
Di
era globalisasi ini, tantangan seorang manajer di masa depan relatif akan
semakin sulit, karena dunia bisnis menghadapi lingkungan persaingan yang
cenderung semakin turbulen. Para manajer perlu membekali diri dengan
keterampilan lintas budaya, berupa kemampuan berinteraksi dengan berbagai ragam
budaya, gaya manajemen / bisnis bangsa lain, maupun kerjasama tim, baik intern
maupun dalam suatu aliansi strategis dengan mitra bisnis. Disini peran
komunikasi bisnis menjadi semakin sangat penting, yaitu kemampuan membaca,
menafsirkan laporan dan informasi dari lingkungan. Disamping menyampaikan
gagasan, baik lisan maupun tertulis secara sistematik.
Di era e-bisnis, Komunikasi
berkembang menjadi suatu bisnis tersendiri. Perkembangan sistim informasi dan
teknologi mempercepat proses Globalisasi dan memberikan peluang bagi dunia
usaha di Indonesia untuk mengembangkan usahanya, melalui berbagai kesempatan
menjalin relasi bisnis, pemasaran produk ataupun lainnya. Melalui e-bisnis,
transaksi bisnis telah dilakukan melintasi batas demi batas dan zona waktu yang
hampir pada saat yang bersamaan.Aktivitas e-bisnis di Indonesia, merupakan
tantangan tersendiri bagi para manajer untuk mengkomunikasikan bisnisnya kepada
masyarakat yang mayoritas skeptis terhadap sistem penjualan on line melalui
perbaikan sistem, pemupukan tingkat kepercayaan masyarakat serta pemberian
edukasi yang berkesinambungan.
