TQC .....

 Bab 10

PENGENDALIAN MUTU TERPADU

ATAU

TOTAL QUALITY CONTROL (TQC)

A.    Perkembangan dan Mentalitas Dasar TQC

Kemajuan pendidikan, teknologi, informasi dan peradaban mendorong masyarakat konsumen semakin selektifdan cenderung untuk mengkonsumsi barang atau jasa yang bermutu baik. Hal ini menciptakan persaingan yang ketat antarperusahaan serta mendorong karyawan bekerja efektif dan efisien. Dengan begitu, barang/jasa yang dihasilkan bermutu tinggi sehingga mempunyai daya saing yang besar di pasaran.

Untuk mengenal TQC perlu mengetahui sejarah perkembangan TQC dan konsep terapan dibeberapa negara, kemudian baru diketahui apa konsep TQC tersebut.

1.        Perkembangan TQC

1920-1940 : Pengendalian mutu (quality control)  mulai dilakukan di Amerika Serikat terbatas pada produk pabrik, kemudian mulai tahun 1940 dilakukan dengan metode statistik.

1940-1950 : Penerapan pengendalian mutu dengan statistik dan mulai diadakan penelitian secara kelompok untuk mengendalikan mutu dimaksud.

1950-1955 : Pengembangan pengendalian mutu dengan menekankan sebagai bagian integral dari pengendalian manajemen.

1955-1960 : Manajemen yang menekankan pada hasil/ MBO (mangement by objective = MBS) dikembangkan untuk menggariskabawahi perencanaan strategis (strategic planning) dan penembangan manajemen.

1960-1965 : Mulai diperkenalkan Quality Control Circles (QCC = GKM = gugus kendali mutu) sebagai penggalakan pemeriksaan dengan pengendalian mutu, agar seluruh karyawan tertinggi sampai dengan terbawah mempelajari metode statistik dan berpartisipasi aktif dalam pengendalian mutu.

1965-1978 : QCC gaya Jepang lebih dikenal dengan nama TQC yang menekankan PDCA (Plan-Do-Check-Action) pada seluruh tingkat organisasi oleh semua orang.

2.        Organisasi

Organisasi gaya Jepang, gaya Amerika Serikat, dan gaya Eropa Barat, perlu dipahami untuk dapat mengetahui konsep TQC tersebut. Perbedaan konsep organisasi gaya Jepang dengan AS dan Eropa Barat adalah sebagai berikut.

TABEL 10.1

Perbedaan Organisasi

Konsep Jepang QCC	Konsep AS/Eropa Barat MBO	Konsep TQC
1.       Tanggung jawab perorangan terbatas. 2.       Tanggung jawab sama besar. 3.       Kesedian berbuat lebih. 4.       Kesadaran kelompok. 5.       Perbedaan golongan tidak mencolok.	Tanggung jawab perorangan besar. Tanggung jawab bersama kecil. Pengkotakan (adanya spesialisasi tinggi). Adanya pemeran utama. Perbedaan kelompok yang nyata.	Mengutamakan mutu. Memperlakukan proses berikut sebagai pelanggan. Pengendalian mutu dengan fakta. Melaksanakan pengendalian mutu pada proses.

TQC dan QCC perlu dipelajari dalam MSDM karena manusia adalah aktiva yang paling berharga, perencanaan dan pelaku dalam mewujudkan barang atau jasa yang bermutu tinggi.

3.        Dasar TQC

Dasar TQC adalah mentalitas, kecakapan, dan manajemen partisipasi dengan sikap mental yang mengutamakan kualitas kerja. Mentalitas adalah kesediaan bekerja sungguh-sungguh, jujur dan bertanggung jawab melaksanakan pekerjaannya.

4.        Mentalitas Dasar TQC

a.        Kerja Sama dan Partisipasi Total

1)   Agar karyawan mengetahui cara0cara dalam membangun sikap mental dasar dilingkungan kerjaan masing-masing.

2)   Tujuannya adalah :

a)    Berorientasi kepada tanggung jawab kelompok.

b)   Bersedia membuat lebih/berpartisipasi dalam bidang yang berhubungan.

c)    Menciptakan kesadaran kelompok.

d)   Dapat saling menghargai antar golongan/tingkatan.

b.        Berorientasi Kepada Mutu

1)   Yang dimaksud dengan mutu/kualitas adalah:

a)    Disesuaikan dengan permintaan.

b)   Sistemnya adalah pencegahan sejak awal dikerjakan dengan benar.

c)    Standarnya adalah tidak cacat/harus tidak ada kesalahan.

d)   Ukurannya adalah biaya untuk mencapai kualitas.

2)   Prinsip-prinsip kualitas adalah:

a)    Kepuasan pemakai, jadi berorientasi pada pemakai, bukan pada standar.

b)   Mencakup kualitas dari semua jenis pekerjaan.

c)    Merupakan tanggung jawab setiap orang sehingga sejak awal harus dilaksanakan dengan benar.

3)   Pengertian kualitas adalah:

a)    Produk, orang dan aktivitas.

b)   Biaya.

c)    Pengiriman

d)   Keselamatan

e)    Moral.

c.         Hubungan Atasan dan Bawahan

1)      Penentuan objektif secara kerjasama atau kolaborasi dengan pemberian rekomendasi atasan dan bawahan berpartisipasi (plan).

2)      Pencapaian objektif secara kerja sama dengan adanya dukungan dari atasan dan pengendalian diri dari bawahan (do).

3)      Penilaian hasil bersama dengan memberikan penghargaan dari atasan dan memberikan kesempatan penilaian sendiri dari bawah (check).

4)      Tindakan selanjutnya seperti pemecahan masalah bersama atasan dan bawahan dengan dukungan atau pengarahan dari atasan serta motivasi diri dari bawahan (action).

B.     Pengertian dan Manfaat TQC

1.        Total Quality Control (TQC)

An effective system for integrating the quality development, quality maintance and quality improvement effort of the various groups in organization so as anable production and service at the most economical levels which allow for full, customer satisfication.

(Pengendalian Mutu Terpadu adalah suatu sistem yang efektif untuk mengintegrasikan usaha-usaha pengembangan kualitas, pemeliharaan kualitas, dan perbaikan kualitas atau mutu dari berbagai kelompok dalam organisasi, sehingga meningkatkan produktivitas dan pelayanan ke tingkat yang paling ekonomis yang menimbulkan kepuasan semua langganan)

2.        Pengertian dasar

a.         Pengendalian mutu terpadu (PMT) adalah suatu sistem manajemen yang melibatkan semua tingkatan karyawan melaui pelaksanaan konsep quality control dan metode statistik untuk memuaskan langganan dan karyawan.

b.        Quality control circle (QCC = GKM) adalah kelompok kecil karyawan dari lingkup kerjasama yang dengan sukarela melakukan kegiatan pengendalian dengan menggunakan teknik quality control.

c.         Quality control project (QCP) adalah kelompok kecil karyawan dan lingkup kerja yang sama atau lebih luas yang melakukan kegiatan perbaikan dalam satu kali proyek sampai selesai dengan menggunakan teknik quality control.

d.        Dukungan manajer adalah dukungan dari manajer puncak dalam menetapkan kebijaksanaan dan memberi arahan serta dukungan dari manajer media untuk berperan serta dalam TQC.

e.         Kekuatan TQC terletak pada bagian terlemah dari rantai lingkaran gugus kendali mutu (QCC).

3.        Tujuan pelaksanaan TQC

a.         Pencapaian kebijaksanaan dan target perusahaan secara efisien.

b.        Perbaikan hubungan manusia serta mutu barang atau jasa.

c.         Peningkatan moral, prakarsa dan kerjasama karyawan.

d.        Pengembangan kemampuan tenaga kerja.

e.         Peningkatan produktivitas dan profitibilitas usaha.

4.        Manfaat Pelaksanaan TQC

a.        Bagi Karyawan

1)        Meningkatkan kemampuan karyawan dalam melihat, mengenali permasalahan dan mencari alternatif pemecahan.

2)        Meningkatkan kemampuan komunikasi dan partisipasi di dalam kegiatan kelompok kerja.

3)        Membiasakan berpikir secara analitis dengan menggunakan teknik-teknik quality control.

4)        Peningkatan daya kreativitas.

5)        Peningkatan kepercayaan diri.

b.        Bagi Perusahaan

1)        Pengembangan perusahaan melalui akumulasi gagasan-gagasan perbaikan.

2)        Meningkatkan daya saing barang atau jasa yang dihasilkan.

3)        Memperbaiki hubungan perusahan dengan karyawan.

4)        Partisipasi semua karyawan di dalam membantu terwujudnya tujuan perusahaan.

c.         Bagi Konsumen

1)        Konsumen akan memperoleh barang/jasa yang bermutu baik.

2)        Konsumen akan mendapatkan kepuasan dari barang/jasa tersebut.

3)        Konsumen akan memperoleh barang/jasa yang memenuhi kesehatan dan keselamatan.

4)        Konsumen akan menerima barang sesuai dengan pesanannya.

5)        Pemerintah akan mendapatkan pajak-pajak.  

5.        Syarat Penerapan TQC/PMT

Dalam konsep manajemen, TQC selain bertujuan mengendalikan mutu produk, juga usaha perbaikan struktur dan manajemen organisasi. TQC dapat dilakukan dengan mengikuti siklus deming (PDCA) dan dengan mempertimbangkan unsur manajemen (6 M) dalam seluruh bagian di lingkungan organisasi. Pelaksanaan TQC harus juga memperhatiakan produk, konsumen dan organisasi perusahaan.

Jadi penerapan TQC = PMT diperlukan syarat berikut.

a.       Seluruh sumber daya manusia turut serta dalam proses kegiatan (manajerial dan operasional) harus mengerti dan menghayati arti TQC, mampu bermentalitas baik dan bertanggung jawab sepenuhnya terhadap penyelesaian pekerjaannya.

b.      TQC/PMT sebagai totalitas pengendalian terhadap mutu produk secara bertahap dan merupakan rangkaian suatu proses diharuskan agar setiap kelompok kerja (subsistem) bekerja benar dalam rangkaian terpadu dari gugus kendali mutu tersebut.

c.       Seluruh mata rantai dalam subsistem harus mampu bekerja efesien dan efektif dengan didukung sikap mental positif dari setiap individu anggotanya. Sikap mental positif adalah kesediaan untuk bekerja produktif dalam suatu tim spirit kerja sama yang kuat, untuk mencapai mutu kerja yang tinggi.

d.      Sarana, prasarana dan lingkungan kerja harus mendukung pelaksanaan pengendalian mutu terpadu (PMT). Setiap individu karyawan harus mengetahui dan berpartisipasi dalam mengerjakan pekerjaan secara benar, sehingga barang/ jasa yang dihasilkan bermutu tinggi.

C.    Sistem Manajemen TQC

Dalam TQC sistem manajemen dibahas meliputi apa yang dimaksud dengan sistem manajemen, kebijaksanaan manajemen, proses kerja gugus TQC, tujuan gugus kerja TQC, dan program TQC yang seluruhnya dapat diuraikan sebagai berikut.

1.        Yang Dimaksud Sistem Manajemen

a.         Untuk mengetahui pengertian/konsep standar dari sistem manajemen seutuhnya.

b.        Dapat memilih cara penerapan yang paling tepat dan efektif.

c.         Sistem manajemen memilih tiga tingkat aktivitas sesuai dengan struktur piramidal organisasi dan setiap jenjang memiliki tugas membantu penerapan TQC sesuai dengan fungsi masing-masing.  

2.        Kebijaksanaan Manajemen

a.         Dukungan dari manajer dalam menetapkan kebijaksanaan dan memberi pengarahan.

b.        Dukungan dari manajer menengah untuk berperan serta dalam TQC.

c.         Waskat harus diterapkan oleh setiap atasan subnit/kelompok kerja dengan cara yang benar, agar kesalahan dapat diketahui sedini mungkin. 

3.        Proses Kerja Gugus TQC

Proses kerja gugus TQC meliputi :

a.         Pengajuan masalah

b.        Analisis permasalahan

c.         Mencari pemecahan masalah

d.        Presentasi pada pihak manajer

e.         Manajer akan meninjau, menyelusuri atau meminta tindak lanjut dari presentasi yang dimaksud.

4.        Pelaksanaan Program TQC

Dalam pelaksanaan program TQC terdapat dau hal yang harus diperhatikan agar TQC dapat sukses yaitu dari sisi karyawan dan manajer.

a.      Dari Sisi Karyawan

1)      Menciptakan suasana yang cocok.

2)      Saling memberi informasi dan komunikasi.

3)      Dijadikan program sukarela.

4)      Memberikan pengarahan dan latihan.

5)      Bersikap terbuka dan positif.

6)      Menyediakan waktu, sarana, fasilitas dan dana.

b.      Dari Sisi Manajer

1)      Mengajukan dan menjelaskan program TQC kepada puncuk pimpinanan.

2)      Menjelaskan tujuan dan hasil yang akan dicapai.

3)      Mendapat dukungan dari pucuk pimpinan.

5.        Kendala Pelaksanaan Program TQC

Kendala pelaksanaan program TQC datang dari bawahan dan atasan.

a.    Kendala dari Bawahan

1)        Adanya ketidaksetujuan.

2)        Merasa dimaaftkan oleh pimpinan.

3)        Merasa sebagai beban tambahan.

4)        Adanya sikap mengapa saya harus membantu/menolong perusahaan.

5)        Tidak dijalankan/dilakukan di tempat kerjanya.

6)        Tidak adanya waktu untuk berkelompok (circle).

b.    Kendalaan dari Atasan

1)        Atasan tidak mendukung gagasan TQC = PMT.

2)        Sangat sibuk, tidak ada waktu.

3)        Kurangnya kewenangan yang dimiliki.

4)        Belum memahami secara jelas pengertian TQC.

5)        Atasan menganut sentralisasi wewenang.

6.        Pelaksanaan TQC di Jepang, USA dan Eropa Barat

Antara pelaksana TQC di Jepang, USA dann Eropa Barat terhadap perbedaan penekanan sebagai berikut.

Jepang 

Jepang memberikan TQC dengan latihan dan pendidikan kepada seluruh tingkatan karyawan, baik pimpinan perusahaan, tenaga spesialis, maupun pelaksana yang lain. Jadi semua karyawan akan berprestasi baik sehingga kemajuan Jepang lebih cepat.

USA dan Eropa Barat

Di negara-negara Eropa Barat dan USA, TQC cenderung digunakan untuk mendidik tenaga ahli khusus tentang mutu. Hal ini mengakibatkan penggunaan yang sangat terbatas dan prestasi yang dicapai minim sekali karena tidak semua karyawan berprestasi. Jadi, peningkatannya terpaksa dilakukan secara perlahan-lahan.

D.    Penerapan dan Pemecahan Masalah TQC

Penerapan dan pengembangan TQC menyangkut berbagai hal yang perlu diperhatikan dalam pelaksanaan dan pengembangan TQC bagi kepentingan perusahaan dan karyawan.

1.      Tujuan Penerapan dan Pengembangan

a.    Pengembangan suatu sistem dan praktek manajemen memerlukan suatu proses perubahan mentalitas.

b.    Proses pertumbuhan tersebut lebih banyak ditekankan pada perubahan tingkah laku manusia.

c.    Proses TQC memerlukan waktu dan perhatian manajemen.

d.   Mengetahui bagaimana cara mendorong dan mengelola proses perubahan.

2.      Penerapan Sistem

Penerapan suatu sistem manajemen selalu mengakibatkan terganggunya keseimbangan. Timbul dua pihak yang pro dan kontra, menerima TQC dan menyangkut nilai-nilai yang sudah mapan. Jika diibandingkan nilai-nilai budaya Indonesia dengan nilai-nilai TQC akan tampak sebagai berikut.

Nilai-Nilai Budaya Indonesia                                             Nilai-Nilai TQC

1.      Asas Kekeluargaan                                           1.  Kerja Sama

2.      Gotong Royong                                                           2.  Total Partisipasi

3.      Tut Wuri Handayani                                        3.  Menghargai Sesama

4.      Bhinneka Tunggal Ika                                      4.  Menghargai Keunikan dan Kreativitas

Mengapa orang enggan menerima perubahan sistem manajemen? Hal ini karena menyangkut ketidakpastian hasil, kesulitan melaksanakan, kebiasaan yang sudah ada, dan ancaman terhadap dirinya sendiri.

3.      Dasar-Dasar Pemecahan Masalah

Pada setiap perusahaan masalah selalu muncul, bahkan suatu persoalan belum selesai dipecahakan sudah muncul persoalan lain.

Mengapa suatu masalah harus dipecahkan?

Masalah harus dipecahkan untuk menjaga jangan sampai timbul masalh lain yang lebih besar dan lebih luas pada waktu selanjutnya.

J.Dewey mengemukakan tiga langkah pemecahan dalam pengambilan keputusan.

a.    Identifikasi masalah dengan meneliti apa dan bagaimana masalah yang timbul.

b.    Pengembangan alternatif-alternatif pemecahan masalah yang mungkin dapat menyelesaikan masalah tersebut.

c.    Pemilihan alternatif yang terbaik yang dilakukan berdasarkan kriteria yang dipergunakan.

H. Simon menyempurnakan pendapat J.Dewey, yaitu evaluasi dan keputusan yakni sejauh mana hasil perbaikan dapat memecahkan masalah yang dihadapi, setelah implementasi dilakukan.

4.      Pemecahan Masalah TQC

Pemecahan masalah TQC dilakukan dengan Plan, Do, Check dan Action (PDCA) yang dijabarkan menjadi 8langkah pemecahan masalah, khususnya dalam Quality Circle.

Ke-8 langkah (eight steps) tersebut apabila dihubungkan dengan fungsi organisasi dan tahap-tahap pengambilan keputusan adalah seperti tabel berikut.

Tabel 10.2

DELAPAN LANGKAH PEMECAHAN MASALAH

DIHUBUNGKAN DENGAN FUNGSI ORGANISASI

Fungsi organisasi	Proses Pengambilan Keputusan	8 Langkah Pemecahan Masalah
Plan	1.       Identifikasi masalah 2.      Pengembangan alternatif	1.       Menentukan prioritas masalah 2.       Menjelaskan mengapa masalah itu diprioritaskan 3.       Mengenali status masalah 4.      Susun langkah-langkah perbaikan
Do	3.       Pemilihan alternatif 4.       Implementasi	5.       Melaksanakan langkah-langkah perbaikan
Check	5.      Evaluasi	6.       Periksa hasil perbaikan
Action		7.       Mencegah terulangnya masalah 8.       Menggarap masalah selanjutnya